Zpravidla každá firma dnes používá nějaký software. Proč? Hlavně kvůli zjednodušení vnitrofiremní komunikace, lepší koordinaci práce a efektivnějšímu řízení. Není to však zadarmo – nejenže je softwarovými společnostmi poskytován za úplatu, ale navíc jste při jeho používání vázáni licenčními podmínkami.

Software vám nepatří

Je nutné si uvědomit, že vaše firma má daný software pouze pronajatý(nestanoví-li licenční podmínky jinak), a to na základě licenční smlouvy, jejímiž ustanoveními jste vázáni. V praxi to znamená neustálý proces správy a monitorování vašeho softwarového majetku, aby byla shoda s licenčními podmínkami řádně zajištěna.

S tím souvisí i počet zakoupených licencí – s jednou zakoupenou licencí může být daný software instalován pouze na jednom počítači, popř. jiném zařízení. Každá další instalace na jiné zařízení je porušením licenčních podmínek, za které vám hrozí ze strany poskytovatelů softwaru značné sankce, a to za každou takovou nepovolenou instalaci.

Za porušování vám hrozí vysoké pokuty

Dodržování licenčních podmínek kontrolují softwarové společnosti prostřednictvím tzv. auditů. Pokud audit odhalí, že užívání softwaru ve vaší společnosti s licenčními podmínkami v souladu není, pak můžete být (a velmi pravděpodobně budete) těmito vydavateli softwaru pokutováni, klidně i v řádech sta tisíců dolarů.

Abyste se takovému auditu vyhnuli nebo na něj alespoň byli připravení, vyplatí se pravidelně provádět rutinní posouzení dodržování licenčních podmínek a vlastní interní audity – můžete jimi pak v případě potřeby podpořit svoje tvrzení, že k žádnému porušení z vaší strany nedošlo, a vaše společnost tak bude chráněna před vysokými peněžními sankcemi.

Uchované záznamy jako důkaz

Mnoho lidí si myslí, že po zaplacení mohou software neomezeně užívat podle svých potřeb. Tak to však není – a čím intenzivněji je software využíván, tím více problémů a chyb se může objevit. Mezi ty nejčastější patří již výše nastíněné nedostatečné seznámení s licenčními podmínkami nebo například také (ne)uchovávání záznamů o softwaru a množství zařízení, které ho používají.

Pokud totiž dojde k auditu ze strany softwarové společnosti, bude pro vás s těmito záznamy daleko snazší prokázat, že licenční podmínky jsou vámi řádně dodržovány. Uchovávat tyto záznamy se ale vyplatí i z dalších důvodů – např. pro řešení komplikací, které vznikají při vyšší intenzitě využívání softwaru, třeba když software může bez nutné autorizace stahovat více zaměstnanců.

Investice do správy softwaru se vám vyplatí

Dodržování licenčních podmínek tvoří základ užívání softwaru. Budete-li s nimi ve shodě, pak ochráníte vaši společnost jak před auditem, tak před ostatními riziky vznikajícími v souvislosti se správou softwaru. Pro dlouhodobé nastavení procesů kontroly a monitorování softwaru a jeho užívání je pak vhodné obrátit se na odborníky. Určitě se vám taková investice vyplatí, zvlášť pokud software využíváte ve vyšší intenzitě. Porušovat licenční podmínky si totiž dovolit nemůžete – každé takové jednotlivé porušení vás bude stát nemalé peníze, které by se jistě daly využít jinde.

Náš tip: 

Nedodržování licenčních podmínek vás může přijít pěkně draho

Přemýšleli jste někdy nad tím, zda dodržujete podmínky stanovené licenční smlouvou pro užívání softwaru? Měli byste. Pokud je totiž budete porušovat, riskujete, že na vás vydavatel vašeho softwaru pošle audit – a pokud vás v jeho rámci „odhalí“ (což se jistě stane), bude vás každé jednotlivé porušení stát velké peníze na pokutách. Abyste tomu předešli, je nutné nastavit ve vaší firmě procesy sledování využívání softwarových licencí, které vám se zajištěním shody s licenčními podmínkami pomohou.