V tomto dílu našeho seriálu o největších průšvizích podnikatelů se zaměříme na povinnosti, které podnikatelům ukládá zákon o účetnictví. Velkému množství podnikatelů se u slova „účetnictví“ zježí vlasy na hlavě jen proto, že se v něm neorientují. Není se však třeba bát – jak jsme si řekli v minulém dílu, nejlepší cestou je svěřit účetnictví odpovědné osobě, která je dostatečně erudovaná, a pouze kontrolovat její činnost. V následujících řádcích si ukážeme několik pochybení, kterých se můžete dopustit na úseku účetnictví.

Účetní závěrka / Pokuta za nedodržení účetní závěrky se může vyšplhat až na miliony korun

Smyslem účetní závěrky je podat informace o finanční kondici a stavu účetní jednotky ostatním subjektům, které by mohly mít zájem být s danou účetní jednotkou ekonomicky činné. Co to znamená? Zjednodušeně to, že zveřejníte-li účetní závěrku, ze které bude zřetelné, že se vám v podnikání daří, může vás oslovit jiný podnikatel či zákazník, který by měl zájem o vaše služby, či navázání spolupráce. Účetní závěrka se skládá z rozvahy, výkazu zisku a ztráty a přílohy, která poskytuje doplňující informace vztahující se k rozvaze a výkazu zisku a ztráty. Lze z ní vyčíst celou řadu finančních informací, např. nehmotný, hmotný či finanční majetek jednotky, výši pohledávek, závazků, tržeb, mzdové náklady, obrat či výsledek hospodaření před a po zdanění. Sestavovat a zveřejňovat účetní závěrku tak může být výhodné jak pro vás, tak pro vaše obchodní partnery; lehce se totiž můžete ujistit, že je váš partner dostatečně zodpovědný a bonitní, aby dokázal plnit závazky, které má vůči vám. V tomto, ale i v dalších případech, které si ukážeme v tomto dílu, je výše sankcí za přestupky zastropována nikoliv pevnou částkou, ale procentuální výší aktiv společnosti.

Proč je dobré “nemít to na salámu” a poskytovat součinnost finančnímu úřadu?

Příběh z naší praxe

Na pana Daniela se usmálo štěstí, když po své tetě žijící v Německu zdědil majetek ve výši několika desítek milionů korun. Prodal co se dalo, a všechny utržené peníze investoval do své nové společnosti, protože už od mládí snil, že bude vlastnit stavební společnost. I když se mu v podnikání dařilo a zakázky se sypaly, udělal velkou chybu v tom, že účetnictví svěřil své kamarádce, která moc zkušeností jako účetní neměla. Po dvou letech podnikání si na jeho podnikání posvítil finanční úřad a upozornil ho, že má povinnost sestavit účetní závěrku, což od začátku podnikání neučinil. Pana Daniela však administrativa nezajímala, a veškeré účetní záležitosti nechal na své kamarádce, která přípis finančního úřadu brala na lehkou váhu. Z míry ho nevyvedlo ani to, že ho finanční úřad upozornil opakovaně a pohrozil mu pokutou, jelikož mu kamarádka řekla, že to musí být nějaká chyba, a že takovou povinnost mají pouze akciovky. To, ovšem, nebyla pravda. Vzhledem k tomu, že pan Daniel nevyhověl finančnímu úřadu ani pod hrozbou pokuty, finanční úřad se rozhodl udělit mu pokutu téměř v maximální výši, kterou ze zákona udělit může, a to 6 %, což v případě pana Daniela znamenalo ztrátu více než 1,2 milionu korun.

Výroční zpráva a ověření auditorem / Máte tuto povinnost i VY?

Jednou z dalších povinností je vyhotovení výroční zprávy. To se však netýká všech podnikatelů; třeba u společností s ručením omezeným je podmínkou splnění alespoň dvou z následujících předpokladů: 1) výše rozvahy je vyšší než 40 milionů korun, 2) čistý obrat je vyšší než 80 milionů korun, nebo 3) průměrný stav zaměstnanců činí více než 50 osob. Výroční zpráva obsahuje informace pro investory, zejména účetní závěrku ověřenou auditorem, předpokládaný vývoj činnosti účetní jednotky, cíle a metody řízení rizik nebo aktivity v oblasti vývoje, ochrany životního prostředí či pracovněprávních vztahů. Jak je zřejmé, povinnost vyhotovit výroční zprávu mají ty jednotky, které musejí mít účetní závěrku ověřenou auditorem. Zákon myslí i na porušení těchto povinností, a opět stanovuje výši pokuty dle hodnoty aktiv společnosti. 

Někdy je lepší utratit peníze za auditora než přijít o miliony i o zaměstnance

Příběh z naší praxe

Pan Martin si už v osmnácti letech založil společnost, skrze kterou poskytoval IT služby jako programátor. V podnikání se mu dařilo natolik, že ještě než mu bylo třicet let, vedl tým čítající 62 zaměstnanců. Všechno by bylo v pořádku, avšak v době COVIDu se jeho společnosti začalo překvapivě dařit, a jeho obrat přesáhl 80 milionů korun. I když jeho účetní poctivě sestavoval účetní závěrky, všem odpovědným osobám ve společnosti uniklo to, že společnosti vznikla povinnost ověřovat účetní závěrku auditorem a vyhotovit výroční zprávu. Jak to leckdy bývá, některé zprávy v datové schránce se přehlédnou, bohužel však jednou z nich bylo i psaní od finančního úřadu. Společnost pana Martina se tím dopustila hned tří přestupků, jelikož nebyla vyhotovena výroční zpráva, účetní závěrka a výroční zpráva nebyla ani ověřena auditorem. Finanční úřad toto pochybení ocenil částkou ve výši 950 tisíc, což sice podnikání pana Martina nezlikvidovalo, byl však nucen společnost restrukturalizovat a propustit více než 20 zaměstnanců.

Úschova účetních záznamů / Opravdu musím mít archiv s tolika papíry?

Další z povinností dle zákona o účetnictví je úschova účetních záznamů. Ta může být docela dlouhá, u účetní závěry či výroční zprávy je povinnost úschovy v délce 10 let, u účetních dokladů, knih, účtových rozvrhů, inventurních soupisů, či odpisových plánů zase v délce 5 let. Úschovu je potřeba zajistit dokonce i v případě zániku a likvidace společnosti. Povinnost úschovy se váže i na daňové doklady, přičemž tuto povinnost ukládá zákon o dani z přidané hodnoty, o kterém si více řekneme v jednom z příštích dílů našeho seriálu. Jsme v 21. století a úschova je, samozřejmě, možná i v elektronické podobě. Podnikatel má však v případě elektronické úschovy povinnost zajistit elektronické prostředky pro zpracování a uchování dat.

Jak se vám může vymstít, když podceníte úschovu účetních záznamů?

Příběh z naší praxe

Další z našich klientů, pan David, bohužel nebyl odborníkem na IT jako pan Martin. Měl však neméně prosperující podnikání v oblasti mezinárodní silniční dopravy, s čím byla spojena spousta písemných dokladů a záznamů, které poctivě uchovával. Z praktických důvodů se rozhodl pro úschovu elektronickou, k čemuž si pořídil vlastní server, na kterém se zálohovaly doklady nahrávané z počítačů zaměstnanců. Stačilo však malé pochybení, a to jak na straně pana Davida, který nezajistil dostatečnou antivirovou ochranu, tak na straně jeho zaměstnance, který stáhl soubor infikovaný ransomwarem. Veškeré dokumenty pana Davida byly ve velice krátké době zašifrovány, a na firemní email dorazila žádost o výkupné za záchranu dat. Pan David se rozhodl výkupné nezaplatit, jelikož bylo v takové výši, že by jeho zaplacení mohlo ohrozit existenci jeho podnikání. Finanční úřad, který u něj v tu dobu prováděl kontrolu, to však nezajímalo. Byť to u výše pokuty zohlednil, za neuschování účetních záznamů po zákonem stanovenou dobu potrestal pana Davida částkou ve výši 200 tisíc korun.

Snad jsme vás dnešním dílem moc nevystrašili; téměř každé situaci lze předejít, musí se však myslet na to, co se může stát. Naše kancelář byla svědkem tolika příběhů, že vás dokážeme poučit o nezbytné prevenci v jakékoliv oblasti – stačí se na nás obrátit.

< Předchozí díl podnikatelského speciálu | Další díl podnikatelského speciálu >

Podnikáte, tak trochu jste se v tom ztratili a potřebujete najít správný směr? Kontaktujte nás, rádi vám pomůžeme.