Celý tento díl našeho seriálu budeme věnovat povinnostem, které mají podnikatelé v souvislosti se sbírkou listin. Toto téma úzce souvisí s minulým dílem, ve kterém jsme se zaměřili na účetní závěrku či výroční zprávu; nejde totiž jen o to, tyto dokumenty vypracovat, musí se s nimi i odpovídajícím způsobem naložit. Jak jinak by se vaši potenciální zákazníci či obchodní partneři mohli seznámit s finanční kondicí vaší společnosti?

Co je sbírka listin?

Pokud si zkusíte vyhledat jakoukoliv společnost v obchodním rejstříku, můžete se podívat na aktuální výpis (výpis platných), na výpis s historií změn (úplný výpis), a na sbírku listin. V této části se zveřejňují dokumenty, které za tímto účelem zašlete rejstříkovému soudu, u kterého je vaše společnost vedena. Ze zákona vyplývá povinnost zveřejňovat celou řadu dokumentů, a i když samotný rejstříkový soud velice zřídka obsah sbírky listin kontroluje (obvykle pouze na podnět), pokud se tak stane, a vašeho společnost nebude mít zveřejněné dokumenty vyžadované zákonem, koledujete si o problém.

Musím do sbírky listin vkládat opravdu úplně všechno?

Odpovědí na tuto otázku je, samozřejmě, ne. Jsou dvě kategorie dokumentů, které se však zveřejnit musí. V první řadě se jedná o dokumenty prokazující splnění zákonných náležitostí pro vznik společnosti, jako například notářský zápis. Z podstaty věci plyne, že je-li společnost zapsaná v obchodním rejstříku, má tyto dokumenty zveřejněny, jelikož bez nich společnost zapsat nelze. Vzhledem k tomu, že tuto část obvykle dělá notář a nestojí a nepadá na vaší iniciativě, nemusíme se jí více zabývat.

Druhá kategorie způsobuje podnikatelům vrásky mnohem víc. Zveřejňovat se musí celá řada dokumentů, např. rozhodnutí o volbě, jmenování, odvolání či jiném ukončení funkce statutárního orgánu společnosti, rozhodnutí o zrušení, rozhodnutí o přeměně apod. I s ohledem na předchozí díl našeho seriálu se však zaměříme na povinnost zveřejňování účetních závěrek. Jak jsem si už řekli, ty sestávají nejméně z rozvahy, výkazu zisků a ztrát a přílohy, která upřesňuje a vysvětluje informace uvedené v rozvaze a výkazu zisků a ztrát.

Povinností je zveřejňovat účetní závěrky bez zbytečného odkladu, tj. co nejdříve potom, co jsou vyhotoveny všechny nezbytné dokumenty, nejpozději však do dvanácti měsíců od rozvahového dne, což bývá obvykle 31. prosinec daného roku. To znamená, že výsledek hospodaření vaší společnosti za rok 2021 musíte ve formě účetní závěrky zveřejnit ve sbírce listin nejpozději do konce roku 2022. I zběžným nahlédnutím do sbírky listin je zřejmé, že spousta podnikatelů tuto povinnost nebere vážně a chybí jim ve sbírce listin účetní závěrky klidně i za období delší než dva roky. Tu ale může vzniknou velký problém. Pozdní zveřejnění, neúplnost, nebo úplná absence povinných dokumentů ve sbírce listin může vést v krajním případě až k uložení pokuty či dokonce ke zrušení společnosti. V případě nesplnění povinnosti a následného neuposlechnutí výzvy může rejstříkový soud udělit pokutu až do výše sto tisíc korun. Pokud by se taková situace opakovala nebo by neplnění zakládání dokumentů do sbírky listin mělo závažné důsledky pro třetí osoby, může rejstříkový soud rozhodnout a zahájit řízení o zrušení zapsané osoby s likvidací. Vzhledem k dnešnímu tématu pro vás dnes máme pouze jeden příklad z praxe, ten však mluví za všechno.

Jak paní Eva nedobrovolně skončila s podnikáním

Příběh z naší praxe

Paní Eva provozovala síť několika kadeřnictví, a byť nebylo vše dle zákona (paní Evu si ještě jednou připomeneme při povinnostech vyplývajících ze zákona o inspekci práce), jejímu podnikání se dařilo a dokázala zabezpečit sebe, dvě své děti a nemocnou maminku. Její účetnictví však pokulhávalo. Kdysi dávno si udělala rekvalifikační kurz a řekla si, že si zvládne účetnictví vést sama. Neměla však dostatek zkušeností, a kdyby její účetní knihy viděl účetní profesionál, jistě by se zhrozil. Při kontrole z finančního úřadu vyšlo najevo, že paní Eva neplní hned několik povinností, které ji ukládá zákon, přičemž finanční úřad za jedno z nejzásadnějších porušení považoval absenci účetních závěrek; nejen, že nebyly zveřejněny, nebyly ani sestaveny. Paní Eva tak od finančního úřadu jednoho dne obdržela liebesbrief, kterým byla její společnosti uložena pokuta ve výši 200 tisíc korun. Finanční úřad se však pouze s pokutou nespokojil, a podal k soudu návrh na zrušení společnosti s likvidací, a to právě z důvodu nezveřejňování účetních závěrek. Byť dostala paní Eva od soudu možnost účetní závěrky doložit zpětně, kvůli laxně vedenému účetnictví nebyla schopná ve lhůtě účetní závěrky sestavit a zveřejnit. Soud se s ní nijak nemazlil, a zrušení společnosti nařídil. V současné době probíhá likvidace už sedmým měsícem a paní Eva se snaží zachránit to, co z jejího podnikání zbylo, jako OSVČ. Nutno dodat, že se nakonec finanční úřad nespokojil ani s podáním návrhu k soudu, a jelikož pojal podezření, že se paní Eva chce vyhýbat svým daňovým povinnostem, podal na ní trestní oznámení pro podezření na trestný čin zkreslování údajů o stavu hospodaření a jmění. Tato linka příběhu byla naštěstí i s naším přičiněním rychle skončena a policie případ po dvou měsících odložila.

Snad jsme vás přesvědčili o tom, že zveřejňování dokumentů ve sbírce listin není žádnou banální okrajovou záležitostí, a že mu je potřeba věnovat náležitou pozornost. Dostanete-li se i přesto do jakýchkoliv nesnází, neváhejte se na nás obrátit.

< Předchozí díl podnikatelského speciálu | Další díl podnikatelského speciálu >

Podnikáte, tak trochu jste se v tom ztratili a potřebujete najít správný směr? Kontaktujte nás, rádi vám pomůžeme.