Datové schránky jsou v dnešní době zcela běžnou věcí, o které mají alespoň základní povědomí i lidé, kteří ji pravděpodobně nebudou nikdy mít. Jsou poměrně efektivním nástrojem pro komunikaci se státní správou a zjednodušují kontakt a zejména leckdy problematické doručování listin, přičemž moment doručení je zcela zásadní z důvodů aktivace a běhu zákonných lhůt pro plnění povinností, a to ať už povinností vašich nebo povinností úřadů. I z těchto důvodů se v zájmu digitalizace státní správy přistoupilo k rozšíření množství subjektů, které musí datovou schránku mít. Týká se tato povinnost nově i vás?

Proč stát zřizuje datové schránky automaticky?

Odpověď na tuto otázku je velice prostá – digitalizace a zefektivnění státní správy. Není nutné doručovat písemnosti úřadům poštou nebo chodit na podatelnu; odesláním datové zprávy, které je ve směru k úřadům navíc zcela zdarma, se považuje vaše zpráva za doručenou, a můžete si pohlídat, aby tak daný úřad vyřídil vaši žádost či podání v zákonné lhůtě. Doručování je však dvousečná zbraň, protože se zefektivní i ve směru k vám. Příchozí datová zpráva se stane doručenou v momentě, kdy se do datové schránky přihlásíte. Stát má však i pojistku podobně jako u listin doručovaných poštou, a to takovou, že se datová zpráva považuje za doručenou desátý den po jejím dodání do vaší datové schránky.

Na rozdíl od listinné pošty či např. e-mailů má datová schránka jednu obrovskou nevýhodu, není totiž bezedná. Datové zprávy se mažou automaticky po třech měsících od jejich doručení, přičemž si můžete za poplatek zřídit datový trezor; pokud chcete mít datové zprávy archivovány bezplatně, stát tuto záležitost nechává zcela na vás.

Koho všeho se zřizování datových schránek týká?

Dosud byla datová schránka povinná pro:

• orgány veřejné moci,
• právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku a právnické osoby zřízené zákonem,
• organizační složky podniku zahraniční právnické osoby, které jsou zapsané v obchodním rejstříku,
• advokáty,
• daňové poradce,
• statutární auditory,
• insolvenční správce,
• znalce,
• soudní tlumočníky a soudní překladatele.

Novým přírůstkem k povinným subjektům jsou další právnické osoby, které tuto povinnost dosud neměli, jako i osoby samostatně výdělečně činné (živnostníci). Přibudou tedy například spolky, nadace, ústavy, obecně prospěšné společnosti, společenství vlastníků jednotek, jako i různá sdružení, a prakticky se zřízení datové schránky nevyhne žádný podnikatel. Mezi našimi klienty jsme zaznamenali zvýšený zájem o zrušení živností, aby se vyhnuli právě povinnosti komunikovat přes datovou schránku, avšak situace není až tak tristní, jak se může zdát. Jedno přihlášení týdně zvládne skutečně každý, navíc vám datová schránka ušetří často zbytečné cesty na poštu či běhání po úřadech.

Zákon původně počítal s mnohem přísnější variantou, plánovalo se zřízení datových schránek všem osobám (i fyzickým osobám v zaměstnaneckém poměru), které využívají bankovní identitu, eObčanku s čipem nebo služby MojeID. Takto nedobrovolně zřízené datové schránky by si následně ti, kteří o ně zájem nemají, museli deaktivovat podáním žádosti na ministerstvo. Naštěstí však zvítězil selský rozum, a tuto povinnost finální verze zákona neobsahuje.

Odkdy se datové schránky zřizují?

Patříte-li mezi povinné subjekty, máte povinnost používat datovou schránku od 1. ledna 2023. Že nevíte, jak se do ní dostat? Nezoufejte, datové schránky se budou zřizovat v několika vlnách až do března 2023 a přibude jich kolem dvou milionů. Že máte datovou schránku i vy se dozvíte tak, že vám v poštovní schránce přistane obálka se žlutým pruhem, která bude obsahovat vaše přihlašovací údaje – dané uživatelské jméno a heslo pro první přihlášení do datové schránky.

K čemu je automatické zřizování datových schránek dobré?

Datová schránka pro vás nemusí být jen povinností, ale i pomocníkem, který ušetří váš čas. Můžete pomocí ní získat výpis z rejstříku trestů, výpis z bodového hodnocení řidiče nebo přehled o důchodovém pojištění. Můžete rovněž získat voličský průkaz nebo podat daňové přiznání. Nemusíte tak ztrácet váš drahocenný čas návštěvami úřadů a čekáním ve frontách, a vše můžete vyřídit z pohodlí domova.

Náš tip

Zjistěte si, zda patříte mezi ty, jimž stát bude nově datové schránky zřizovat. Pokud ano, pak již jen čekejte na onu obálku se žlutým pruhem a ujistěte se, že vaše datová schránka funguje, jak má. Nezapomeňte, že datová schránka může být i vaším pomocníkem a kromě jiného vám může ušetřit čas strávený ve frontách na různých úřadech. Navíc si oznámení o nové datové zprávě můžete nechat posílat i na e-mail a do datové schránky se pak můžete přihlásit pouze v případě, že víte, že na vás datová zpráva skutečně čeká.

Podnikáte a potřebujete právní podporu? Kontaktujte nás.